Conservation des données dans Confluence Cloud : éviter les connaissances obsolètes et améliorer la gestion de la rétention

Confluence d'Atlassian est une incroyable application SaaS moderne pour la collaboration et la gestion des connaissances, mais sans supervision adéquate, le contenu peut s'accumuler rapidement sans contrôle. Dans cet article de blog, nous allons découvrir comment gérer efficacement le contenu dans Confluence Cloud en utilisant des outils natifs tels que le gestionnaire de contenu, les règles d'automatisation et l'archivage, et en améliorant le contenu avec Atlassian AI. Nous irons également au-delà des principes de base et verrons comment appliquer les politiques de rétention de l'organisation avec Opus Guard Gestionnaire de rétention de contenu pour une meilleure conformité et une gouvernance des informations plus robuste.

Des connaissances et des contenus incontrôlés et en constante évolution peuvent représenter des défis pour toute organisation. Des informations obsolètes, redondantes ou trompeuses peuvent rapidement créer de la confusion pour les utilisateurs et même intégrer du contenu obsolète aux nouveaux modèles d'IA. Les informations obsolètes peuvent ne pas être couvertes par la politique de conservation de l'organisation, ce qui complique et met en péril les efforts de conformité et de gouvernance. Pour maintenir des connaissances efficaces, les entreprises doivent gérer activement le cycle de vie du contenu, garantir la pertinence et appliquer des politiques de rétention de manière structurée.

Le défi : empêcher le contenu obsolète de se cacher dans Confluence

Au fil du temps, le nombre de pages Confluence augmente, mais elles ne restent pas toutes utiles éternellement. Des informations obsolètes ou incorrectes peuvent semer la confusion chez les utilisateurs, ralentir la productivité et induire en erreur vos nouveaux modèles d'IA formés à partir de données historiques. Bien que la gestion de votre propre déploiement de Confluence soit associée à certaines fonctionnalités scriptables permettant de gérer ce problème, ce n'est pas si simple dans Confluence Cloud. Sans stratégie claire pour archiver, puis supprimer et purger les anciens contenus, les entreprises risquent une prolifération des connaissances et des problèmes de conformité.

Parmi les problèmes courants qui se posent, citons :

• Informations dupliquées ou obsolètes — Les employés trouvent des versions contradictoires des politiques, des guides ou des documents de processus.

• Absence de responsabilité — L'absence de propriété claire conduit à un contenu négligé qui reste visible.

• Contamination des modèles d'IA — La formation des assistants IA à du contenu Confluence ancien ou incorrect peut renforcer les bonnes pratiques obsolètes.

• Problèmes de conformité — Pour en savoir plus sur les risques liés à la non-application des politiques de conservation des données, consultez nos précédents articles de blog sur Exigences relatives à la suppression des données SOC 2 et Gestion de la rétention ISO 27001:2022 ainsi que notre article sur Conformité au RGPD et suppression des données.

Pour y remédier, Confluence Cloud fournit des outils intégrés utiles pour aider les entreprises à rationaliser la gestion du contenu tout au long de son cycle de vie. Parallèlement, il existe des outils tiers utiles que vous pouvez ajouter pour aller au-delà des principes de base et proposer une solution plus complète en matière de conservation des données et de gouvernance des informations dans Confluence Cloud.

Tirer parti des fonctionnalités de gestion de contenu de Confluence

Tout d'abord, nous examinerons l'utilisation des fonctionnalités de gestion de contenu natives de Confluence Cloud pour la gestion du cycle de vie, la révision, l'archivage, etc. Ensuite, nous relierons cela aux politiques de conservation actuelles de l'organisation et ferons en sorte que la conservation des données soit réellement efficace.

1. Gestionnaire de contenu : identification et organisation du contenu

Le gestionnaire de contenu de Confluence Cloud fournit un moyen centralisé d'afficher, de filtrer et de gérer les pages dans tous les espaces. Il permet aux administrateurs, aux administrateurs de l'espace et aux propriétaires de contenu de :

• Identifiez le contenu obsolète en triant les pages en fonction de la date de dernière mise à jour.
• Archiver en masse les pages obsolètes qui ne sont plus nécessaires.
• Attribuer des propriétaires de contenu pour garantir la responsabilité de la mise à jour du contenu.

✅ Exemple de cas d'utilisation : Une équipe informatique qui examine des SOP obsolètes peut filtrer les pages datant de plus de deux ans et désigner rapidement les propriétaires du contenu pour révision, ou effectuer un suivi grâce à l'archivage automatique.

Un administrateur de Confluence ou Space peut même transférer rapidement ce qu'il voit dans le gestionnaire de contenu directement vers les règles d'automatisation.

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2. Règles d'automatisation pour l'archivage et le nettoyage

Le suivi et l'archivage manuels du contenu sont fastidieux, mais les règles d'automatisation de Confluence simplifient cette tâche en configurant des déclencheurs et des actions pour gérer automatiquement le cycle de vie du contenu.

🔹 Les principales possibilités d'automatisation incluent :

• Pages d'archives non visualisé ou mis à jour en X mois.
• Avertir les propriétaires de pages lorsque le contenu est marqué comme obsolète.
• Déplacez-vous rapidement anciennes pages des archives espace de référence historique.
• Supprimer automatiquement les brouillons qui sont restés intacts au-delà d'une période définie.

✅ Exemple de cas d'utilisation : Une équipe marketing définit une règle d'automatisation pour archiver les documents de campagne datant de plus de 36 mois et informer l'équipe pour examen avant leur suppression définitive conformément à la politique de conservation de l'organisation.

Un autre exemple de cas d'utilisation est illustré dans la capture d'écran ci-dessous. Ici, une règle d'automatisation a été suggérée par Atlassian AI pour un administrateur de l'espace. Cette règle détecte le contenu qui n'est pas actif (aucune consultation, aucune mise à jour) au cours d'une année et envoie un e-mail au propriétaire du contenu pour révision (la « branche de vérification des mises à jour sur 12 mois »), et si le contenu n'est pas mis à jour avant un autre mois, il est ensuite archivé (la « branche de vérification des mises à jour sur 13 mois »). D'autres conditions et actions peuvent facilement être ajoutées si nécessaire.

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3. Atlassian AI pour une gestion de contenu plus intelligente

Atlassian AI¹ peut aider à établir les règles d'automatisation des bâtiments et plus encore en analysant les tendances d'utilisation du contenu afin de recommander des mesures de rétention. En tirant parti de l'IA, les équipes peuvent :

• Automatisez informations sur la dégradation du contenu, en mettant en évidence les pages rarement consultées ou modifiées.
• Utiliser Suggestions générées par IA pour mettre à jour, fusionner ou supprimer des pages.
• Automatisez marquage et catégorisation de documents pour rationaliser les recherches.

✅ Exemple de cas d'utilisation : Un responsable de la gestion des connaissances utilise l'IA Atlassian pour analyser la fraîcheur du contenu et suggérer automatiquement des mises à jour pour les articles du service d'assistance les plus consultés.

The Step Up : connecter la gestion de contenu aux politiques de rétention de l'organisation

Si les fonctionnalités intégrées de Confluence permettent de maintenir le contenu à jour pour les utilisateurs, les entreprises doivent également aligner la gestion des connaissances sur leurs politiques de conservation des données plus étendues. C'est ici que se trouve Opus Guard Gestionnaire de rétention de contenu entre.

Appliquer des politiques de conservation du contenu de niveau professionnel

En combinant les processus d'automatisation et d'archivage de Confluence avec le gestionnaire de rétention de contenu d'Opus Guard, les entreprises peuvent efficacement :

• Définissez des calendriers de rétention personnalisés pour différents types de contenu (par exemple, documents juridiques ou guides internes).
• Appliquer des classifications de données pour ajouter une autre couche de gestion de contenu et un autre moteur de politique de rétention.
• Automatisez les contrôles de conformité pour garantir que le contenu est conforme aux politiques réglementaires et internes en matière de données.
• Mettre en place des politiques de suppression défendables, en veillant à ce que le contenu soit correctement purgé lorsque cela est nécessaire et qu'une piste d'audit complète et immuable puisse être produite à la demande, selon les besoins.

✅ Exemple de cas d'utilisation : Une société de services financiers intègre Confluence au Content Content Retention Manager d'Opus Guard pour classer et conserver automatiquement les données clients pendant sept ans avant leur suppression, conformément à ses règles de conformité.

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Gestion de contenu proactive pour des connaissances plus propres et conformes

Confluence Cloud propose une gamme d'outils permettant de maintenir la pertinence du contenu, de réduire l'encombrement et d'empêcher les informations obsolètes de polluer les modèles d'IA. En s'appuyant sur Content Manager, Automation Rules et Atlassian AI, les entreprises peuvent mettre en œuvre une gouvernance de contenu structurée. L'intégration accrue de ces efforts avec le gestionnaire de rétention de contenu d'Opus Guard garantit la conformité et la conservation stratégique des données dans l'ensemble de l'entreprise.

Prochaines étapes

🔹 Commencez à auditer votre contenu Confluence dès aujourd'hui à l'aide de Content Manager.

🔹 Mettez en œuvre des règles d'automatisation pour établir une conservation et un archivage de base.

🔹 Explorez Atlassian AI pour améliorer encore l'intelligence du contenu.

🔹 Pensez à ajouter Gestionnaire de rétention de contenu pour une conservation et une conformité avancées du contenu.

En utilisant toutes ces étapes, les organisations peuvent maintenir des connaissances internes efficaces et à jour, utiles à la fois aux employés et aux outils pilotés par l'IA, sans risquer que des informations périmées ne restent cachées dans l'ombre et n'entraînent de futurs problèmes de conformité ou de sécurité.

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