Conformité au RGPD : conservation efficace des données et stratégies de suppression automatique
Si vous dirigez une entreprise qui traite des données clients, vous avez entendu parler du RGPD. L'un des domaines que les entreprises négligent souvent est la conservation des données, c'est-à-dire la durée pendant laquelle vous conservez les données clients. Comprendre les éléments clés peut vous éviter de lourdes amendes et renforcer la confiance de vos clients. Décomposons l'essentiel de manière accessible, en incluant les sources à la fin.
Pourquoi la conservation des données est importante dans le cadre du RGPD
Le RGPD ne concerne pas seulement la sécurité des données ; il s'agit également de la durée pendant laquelle vous les conservez. Dans le cadre du RGPD, vous ne pouvez pas simplement conserver vos données personnelles pour toujours. Vous devez avoir une bonne raison de les conserver et un calendrier clair quant à la durée pendant laquelle ces données resteront dans vos systèmes. Le principe est assez simple : ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire.
La conservation des données plus longtemps que nécessaire augmente non seulement le risque de violations, mais constitue également une violation du RGPD, ainsi que NORME ISO 270001 et SOC 2. De plus, si un client vous demande de supprimer ses données et que vous ne pouvez pas vous y conformer parce que vos politiques de rétention sont compliquées, vous êtes en difficulté.
Défis courants de conservation des données liés au RGPD pour les entreprises
- L'évolution de la réglementation — depuis la promulgation du RGPD en Europe, de nombreux pays, dont le Royaume-Uni, l'Australie, le Canada et même divers États des États-Unis, ont promulgué une législation similaire en matière de confidentialité. Attendez-vous à ce que ce rythme de changement se poursuive. Il y a beaucoup de détails à suivre.
- Demandes des personnes concernées — à mesure que les gens sont devenus plus conscients de leur droit à la vie privée, les demandes d'accès des personnes concernées et le « droit à l'effacement » ont augmenté de manière significative. Cela peut représenter une lourde charge pour les entreprises qui ne disposent pas de politiques de rétention claires et d'une gestion proactive.
- Rétention excessive — par le passé, notre approche en matière de données consistait souvent à les conserver et à les protéger autant que possible, aussi longtemps que possible. Mais cela n'est plus possible tout en restant conforme au RGPD et à d'autres cadres tels que ISO 27001 et SOC 2. Et ces violations sont coûteuses.
- Volume et demandes d'accès croissants — tout cela sans une gestion claire de la conservation peut rapidement mettre les entreprises aux prises avec le volume de données et les réponses aux personnes concernées, entre autres risques de découverte.
Stratégies essentielles de conservation des données liées au RGPD
Alors, comment y répondre ? Cela ne devrait pas être trop effrayant si vous appliquez certains principes de base à votre entreprise et à ses données.
- Minimisation des données: Le RGPD met l'accent sur la minimisation des données. Cela signifie que vous ne devez collecter que les données dont vous avez absolument besoin. Demandez-vous : « Ai-je vraiment besoin de ces informations ? » Si la réponse est non, ne le collectez pas en premier lieu. Cela facilite également la gestion de vos politiques de conservation, car vous gérez moins de données dès le départ.
- Limitation de l'objectif: Chaque donnée que vous collectez doit avoir un objectif clair. Une fois cet objectif atteint, il est temps de laisser les données disparaître. Par exemple, si vous collectez des données clients pour effectuer une transaction, vous n'avez pas besoin de conserver ces informations indéfiniment une fois la transaction terminée.
- Calendriers de rétention: L'un des meilleurs moyens de gérer la conservation des données est d'établir des calendriers de conservation clairs. Cela implique de fixer des délais spécifiques pour la durée de conservation des différents types de données. Par exemple, vous pouvez décider de conserver les données des clients pendant cinq ans après une interaction. Assurez-vous que ces délais correspondent aux besoins de votre entreprise et à vos obligations légales.
- Audits réguliers: Le RGPD n'est pas un règlement « définissez-le et oubliez-le ». Vous devez régulièrement auditer vos pratiques de conservation des données pour vous assurer qu'elles sont conformes à la loi. Cela implique de passer en revue vos données, de vérifier les calendriers de conservation et de supprimer les données qui n'ont plus besoin d'être conservées.
- Suppression automatique: Regardons les choses en face : la gestion manuelle du cycle de vie des données est fastidieuse et sujette à des erreurs humaines. La mise en œuvre de systèmes automatisés qui signalent les données à archiver puis à supprimer une fois qu'elles atteignent la fin de leur période de conservation contribue à la conformité. Mais cela permet également aux employés de se consacrer à d'autres tâches commerciales. Si vous utilisez Atlassian Confluence et Jira, pensez à utiliser Opus Guard Gestionnaire de rétention de contenu de concert avec le gestionnaire de contenu natif d'Atlassian et l'automatisation des règles d'archivage. Combiné, cela permettra de mettre en œuvre des périodes d'archivage et de révision, suivies de politiques de conservation, de suppression automatique et de pistes d'audit conformes pour gérer le cycle de vie des informations dans ce secteur de votre activité.
- Responsable de la protection des données: Tout ne peut pas être supprimé automatiquement. Un délégué à la protection des données peut notamment faciliter la documentation et la formation afin que votre entreprise puisse mieux répondre aux demandes d'accès des personnes concernées et aux demandes d'oubli.
- Documentez tout: L'une des règles d'or du RGPD est la documentation. Conservez des registres détaillés de vos politiques de conservation des données, des raisons qui les sous-tendent et de toutes les décisions que vous prenez concernant la suppression des données. De cette façon, si les régulateurs viennent à la porte, tout est bien documenté et prêt à être montré.
- Éduquez votre équipe: Enfin, assurez-vous que tous les membres de votre organisation comprennent l'importance des politiques de conservation des données. Tout le monde, de l'informatique au marketing, doit savoir quelles données peuvent être conservées, pendant combien de temps et quand elles doivent être supprimées.
Les avantages de la suppression automatique des données
La mise en conformité avec le RGPD peut sembler décourageante, mais en vous concentrant sur la conservation des données, vous pouvez contribuer à protéger les données de votre entreprise et de vos clients. N'oubliez pas que l'objectif est de ne conserver que ce dont vous avez besoin, aussi longtemps que vous en avez besoin, puis de vous en débarrasser en toute sécurité. En établissant des politiques de conservation claires, en automatisant la suppression dans le cadre du RGPD dans la mesure du possible et en veillant à ce que tout soit bien documenté, vous serez sur la bonne voie pour rester du bon côté de la loi.
Essayez Content Retention Manager gratuitement dès aujourd'hui:
Nos sources pour cet article :
- Commission européenne - Vue d'ensemble du RGPD: Consultez la section « Principes », en particulier le principe de « Limitation de stockage » [Article 5 (1) (e)] pour en savoir plus sur les exigences en matière de conservation des données ici.
- EDPB - Lignes directrices: Pour comprendre comment la conservation des données interagit avec le droit à l'effacement, reportez-vous aux directives de l'EDPB, en particulier à la section 3 sur la conservation et la suppression des données ici.
- ICO - Guide de protection des données (Royaume-Uni): La section « Limitation de stockage » du guide de l'ICO fournit des conseils sur les calendriers de conservation des données et la conformité au RGPD britannique ici. La section « Droit à l'effacement » traite des demandes d'oubli des personnes concernées. ici.