Retención de datos en Confluence Cloud: evitar el conocimiento obsoleto y mejorar la gestión de la retención
Confluence de Atlassian es una increíble aplicación SaaS moderna para la colaboración y la gestión del conocimiento, pero sin la supervisión adecuada, el contenido puede acumularse rápidamente sin control. En esta entrada del blog, analizaremos cómo gestionar el contenido de forma eficaz en Confluence Cloud mediante herramientas nativas como el gestor de contenido, las reglas de automatización y el archivado, y cómo mejorarlo con la IA de Atlassian. También iremos más allá de lo básico y veremos cómo aplicar las políticas de retención de la organización con las políticas de retención de Opus Guard Gestor de retención de contenido para un mejor cumplimiento y una gobernanza de la información más sólida.
El conocimiento y el contenido sin control y en constante crecimiento pueden generar desafíos para cualquier organización. La información desactualizada, redundante o engañosa puede crear confusión rápidamente entre los usuarios e incluso incorporar contenido obsoleto a los nuevos modelos de IA. La información desactualizada puede quedar fuera de la política de retención de la organización, lo que complica y pone en riesgo aún más las iniciativas de cumplimiento y gobernanza. Para mantener un conocimiento efectivo, las organizaciones deben administrar activamente el ciclo de vida del contenido, garantizar la relevancia y aplicar las políticas de retención de manera estructurada.
El desafío: evitar que el contenido obsoleto se esconda en Confluence
Con el tiempo, las páginas de Confluence aumentan en número, pero no todas siguen siendo útiles para siempre. La información desactualizada o incorrecta puede confundir a los usuarios, ralentizar la productividad y engañar a los modelos de IA más recientes que se basan en datos históricos. Si bien gestionar tu propia implementación de Confluence incluía ciertas funciones programables para gestionar este problema, en Confluence Cloud no es tan fácil. Sin una estrategia clara para archivar y, en última instancia, eliminar y purgar el contenido antiguo, las organizaciones corren el riesgo de acumular conocimientos y de tener problemas de cumplimiento.
Algunos de los problemas comunes que surgen incluyen:
- Información duplicada u obsoleta — Los empleados encuentran versiones contradictorias de políticas, guías o documentos de procesos.
- Falta de responsabilidad — La falta de propiedad clara conduce a un contenido descuidado que permanece visible.
- Contaminación del modelo de IA — Entrenar a los asistentes de IA sobre el contenido antiguo o incorrecto de Confluence puede reforzar las mejores prácticas anticuadas.
- Cuestiones de cumplimiento — Para profundizar en los riesgos de no aplicar las políticas de retención de datos, consulta nuestras publicaciones de blog anteriores sobre Requisitos de eliminación de datos del SOC 2 y Gestión de retención ISO 27001:2022 junto con nuestra publicación sobre Cumplimiento del RGPD y eliminación de datos.
Para combatir esto, Confluence Cloud proporciona algunas herramientas integradas útiles para ayudar a las organizaciones a optimizar la gestión del contenido a lo largo del ciclo de vida del contenido. Además, hay útiles herramientas de terceros que puedes añadir para ir más allá de lo básico y ofrecer una respuesta más completa a la retención de datos y la gobernanza de la información en Confluence Cloud.
Aprovechar las funciones de gestión de contenido de Confluence
En primer lugar, analizaremos el uso de las funciones de gestión de contenido nativas de Confluence Cloud para la gestión del ciclo de vida, la revisión, el archivado y más. Después, lo conectaremos con las políticas de retención actuales de la organización y haremos que la retención de datos sea realmente eficaz.
1. Gestor de contenido: identificación y organización del contenido
El gestor de contenido de Confluence Cloud proporciona una forma centralizada de ver, filtrar y gestionar páginas en todos los espacios. Permite a los administradores, administradores de espacios y propietarios de contenido:
- Identificar contenido obsoleto ordenando las páginas según la fecha de la última actualización.
- Archivar de forma masiva páginas desactualizadas que ya no son necesarios.
- Asignar propietarios de contenido para garantizar la responsabilidad de mantener el contenido actualizado.
✅ Ejemplo de caso de uso: Un equipo de TI que revise los SOP obsoletos puede filtrar las páginas que tengan más de dos años y asignar rápidamente los propietarios del contenido para que los revisen o hagan un seguimiento con el archivado automático.
Un administrador de Confluence o Space puede incluso convertir rápidamente lo que ve en Content Manager directamente en Automation Rules.
2. Reglas de automatización para el archivado y la limpieza
El seguimiento y archivado manual del contenido es tedioso, pero las reglas de automatización de Confluence lo simplifican al configurar activadores y acciones para administrar el ciclo de vida del contenido automáticamente.
🔹 Las principales posibilidades de automatización incluyen:
- Páginas de archivo no visto o actualizado en X meses.
- Notificar a los propietarios de las páginas cuando el contenido esté marcado como anticuado.
- Muévete rápidamente páginas antiguas del Archivo espacio de referencia histórica.
- Borrar borradores automáticamente que han permanecido intactas más allá de un período definido.
✅ Ejemplo de caso de uso: Un equipo de marketing establece una regla de automatización para archivar los documentos de la campaña con más de 36 meses de antigüedad y notificarlo al equipo para que lo revise antes de que la política de retención de la organización los elimine definitivamente.
En la captura de pantalla siguiente se muestra otro ejemplo de caso práctico. En este caso, Atlassian AI ha sugerido una regla de automatización para un administrador de espacio. Esta regla determina si el contenido no está activo (sin vistas ni actualizaciones) en un año y envía un correo electrónico al propietario del contenido para que lo revise (la «sección de verificación de actualizaciones de 12 meses») y, si el contenido no se actualiza hasta dentro de un mes, se archiva (la «sección de verificación de actualizaciones de 13 meses»). Se pueden añadir fácilmente más condiciones y acciones según sea necesario.
3. Inteligencia artificial de Atlassian para una gestión de contenido más inteligente
IA de Atlassian1 poder ayudar en las reglas de automatización de edificios y, además, analizando las tendencias de uso del contenido para recomendar acciones de retención. Al aprovechar la IA, los equipos pueden:
- Automatice información sobre la decadencia del contenido, destacando las páginas a las que rara vez se accede o se editan.
- Utilice Sugerencias generadas por IA para actualizar, combinar o retirar páginas.
- Automatizar etiquetado y categorización de documentos para agilizar las búsquedas.
✅ Ejemplo de caso de uso: Un responsable de gestión del conocimiento utiliza la IA de Atlassian para analizar la actualidad del contenido y sugerir automáticamente actualizaciones para los artículos del servicio de asistencia más consultados.
El paso adelante: conectar la administración de contenido con las políticas de retención organizacional
Si bien las funciones integradas de Confluence ayudan a mantener el contenido actualizado para los usuarios, las organizaciones también deben alinear la gestión del conocimiento con sus políticas de retención de datos más amplias. Es posible que su organización necesite demostrar el cumplimiento rutinario de la norma ISO 27001 o SOC 2. O bien, es posible que se rija por el RGPD de la UE y el Reino Unido y necesite eliminar los datos personales cuando la empresa ya no los necesite. Este tipo de escenario es el de Opus Guard Gestor de retención de contenido entra.
Aplicación de políticas de retención de contenido de nivel empresarial
Al combinar los procesos de automatización y archivado de Confluence con el gestor de retención de contenido de Opus Guard, las organizaciones pueden:
- Defina programas de retención personalizados para diferentes tipos de contenido (p. ej., documentos legales o guías internas).
- Aplicar clasificaciones de datos para agregar otro nivel de administración de contenido y otro impulsor de la política de retención.
- Automatice los controles de cumplimiento para garantizar que el contenido cumpla con las políticas de datos internas y reglamentarias.
- Configurar políticas de eliminación defendibles, garantizando que el contenido se purgue correctamente cuando sea necesario y que se pueda generar un registro de auditoría completo e inmutable a pedido, según sea necesario.
✅ Ejemplo de caso de uso: Una empresa de servicios financieros integra Confluence con el gestor de retención de contenido de Opus Guard para clasificar y retener automáticamente los datos de los clientes durante siete años antes de eliminarlos según sus normas de cumplimiento.
Gestión proactiva del contenido para un conocimiento más limpio y compatible
Confluence Cloud ofrece una gama de herramientas para mantener la relevancia del contenido, reducir el desorden y evitar que la información obsoleta contamine los modelos de IA. Al aprovechar el gestor de contenido, las reglas de automatización y la inteligencia artificial de Atlassian, las organizaciones pueden implementar una gobernanza de contenido estructurada. La integración adicional de estos esfuerzos con el gestor de retención de contenido de Opus Guard garantiza el cumplimiento y la retención estratégica de datos en toda la empresa.
Próximos pasos
🔹 Empieza a auditar tu contenido de Confluence hoy mismo con Content Manager.
🔹 Implemente reglas de automatización para establecer la retención y el archivado básicos.
🔹 Explora la IA de Atlassian para mejorar aún más tu inteligencia de contenido.
🔹 Considere agregar Gestor de retención de contenido para la retención y el cumplimiento avanzados del contenido.
Al emplear todos estos pasos, las organizaciones pueden mantener un conocimiento interno eficiente y actualizado que sirva tanto a los empleados como a las herramientas impulsadas por la IA sin el riesgo de que la información obsoleta se esconda en las sombras y cause problemas de cumplimiento o seguridad en el futuro.
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