Datenspeicherung in Confluence Cloud: Vermeidung veralteter Kenntnisse und Verbesserung des Aufbewahrungsmanagements
Confluence by Atlassian is an great modern SaaS app for work and knowledge management, but without appropriate monitoring can any content quickly uncontrolled. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Confluence Cloud-native Tools wie Content Manager, Automatisierungsregeln und Archivierung effektiv verwalten und mit Atlassian AI erweitern können. We go also about the basic further and show us, how can be implemented the maintenance guidelines of the company using Opus Guard Manager for the Storage of Inhold for a better compliance of regulations and a robuster information management.
Unkontrolliertes, ständig wachsendes Wissen und Inhalt kann für jedes Unternehmen zu Herausforderungen führen. Veraltete, redundante oder irrelevante Informationen können die Benutzer schnell verwirren und sogar neue KI-Modelle mit veralteten Inhalten halten. Veraltete Informationen fallen möglicherweise nicht unter die Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens, was die Einhaltung der Vorschriften und der Unternehmensführung weiter erschwert und gefährdet. To keep effective on the running, company must manage the life cycle of content active, the relevant ensure and retention guidelines structured use.
Die Herausforderung: Confluence lauern, dass veraltete Inhalte in Confluence lauern
Mit der Zeit nimmt die Zahl der Confluence-Seiten zu, aber nicht alle bleiben für immer nützlich. Veraltete oder falsche Informationen können Benutzer verwirren, die Produktivität beeinträchtigen und ihre neuesten KI-Modelle, die auf historischen Daten trainiert wurden, in die Irre führen. The administration your own confluence provide only provided specific script functions, to solution this problem, but in Confluence Cloud is not so simple. Ohne eine klare Strategie zur Archivierung und eventuellen Löschung und Bereinigung alter Inhalte läuft das Unternehmen Gefahr, dass sich Wissen ausbreitet und Compliance-Probleme auftreten.
Zu den häufigsten Problemen, die auftreten, gehören:
- Double or veraltete Information — Employee find widersprüchliche Versionen von Richtlinien, Leitfäden oder Prozessdokumenten.
- Unverzichtbare Rechenschaftspflicht — Keine klare Eigentümerschaft führt zu vernachlässigten Inhalten, die sichtbar bleiben.
- Kontamination des KI-Modells — The training by KI-Assistenten in Bezug auf alte oder falsche Confluence-Inhalte kann veraltete Best Practices stärken.
- Compliance-Probleme — Einen tieferen Einblick in die Risiken einer Nichtdurchsetzung von Richtlinien zur Datenspeicherung finden Sie in unseren früheren Blogbeiträgen unter Requisiten to delete of SOC 2 data und Aufbewahrungsmanagement nach ISO 27001:2022 together with our post on DSGVO-konformität und Datenlöschung.
Um dem entgegenzuwirken, bietet Confluence Cloud einige nützliche integrierte Tools, mit denen Unternehmen das Content-Management über den gesamten Inhaltslebenszyklus hinweg optimieren können. After there provides help tools from third providers, you can add, to receive a extensive response on the data storage and information management in Confluence Cloud over the basic.
Use the content management functions of Confluence
Wir betrachten zunächst die Nutzung der nativen Confluence Cloud-Content-Management-Funktionen für Lebenszyklusmanagement, Überprüfung, Archivierung und mehr. Dann verbinden wir das mit den aktuellen Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens und sorgen für eine wirklich effektive Datenspeicherung.
1. Inhaltsmanager: Inhalte identifizieren und organisieren
Der Content Manager in Confluence Cloud bietet eine zentrale Möglichkeit, bereichsübergreifend anzuzeigen, zu filtern und zu verwalten. It allows administrators, areas administrators and content inhabers:
- Identifizieren Sie veraltete Inhalte indem die Seiten nach dem Datum der letzten Aktualisierung sortiert werden.
- Massenarchivierung veralteter Seiten die nicht mehr benötigt werden.
- Ing. inhaltseigentümer um die Rechenschaftspflicht für die Aktualisierung der Inhalte zu gewährleisten.
✅ Example for a application fall: Ein IT-Team, das die veralteten SOPs überprüft, kann Seiten filtern, die älter als zwei Jahre sind, und Inhaltseigentümer schnell zur Überprüfung zuweisen oder die automatische Archivierung durchführen.
Ein Confluence- oder Space-Administrator kann sogar schnell das, was er im Content Manager sieht, direkt in Automatisierungsregeln umwandeln.
2. Regeln für die Automatisierung von Archivierung und Bereinigung
The manual follow and archiving of content is mühsam, but Confluence Automation Rules simplify this, through they set löser and actions to manage the life of content automatically.
🔹 Zu den wichtigsten Automatisierungsmöglichkeiten gehören:
- Seiten archivieren nicht angesehen oder updated in X months.
- benachrichtigen Seiteninhaber, wenn Inhalte verfügbar sind als veraltet gekennzeichnet.
- Bewege dich schnell alte Seiten zum Archiv Raum für historische Referenzen.
- Automatisches Löschen von Würfen die über einen bestimmten Zeitraum hinaus bestehen geblieben sind.
✅ Example for a application fall: A marketing team makes a automation rule to the application documents, that are over 36 months, to archiving and the team to review to notified before they be deleted as the protection guidelines of the company.
Ein weiteres Beispiel für einen Anwendungsfall ist in der Abbildung unten dargestellt. Hier wurde von Atlassian AI eine Automatisierungsregel für einen Space-Administrator vorgeschlagen. This rule find content, the since a year not active (no calls, no updates), and send a email to check (the „branch to check of the 12-month updates“). If the content is not be updated a further month, it is archived (the „Branch for check the 13-month updates“). Weitere Bedingungen und Aktionen können bei Bedarf einfach hinzugefügt werden.
3. Atlassian AI für intelligentes Inhaltsmanagement
Atlassian-KI1 Dosis Support by the rules for building automation and further, when we analysis trends by the use of content, to recommend maintenance measures. Durch den Einsatz von KI können Teams:
- Automatisieren Sie sich Insights in the Zerfall of Inhold, wobei die Seiten hervorgehoben werden, auf die selten zugegriffen oder die selten bearbeitet werden.
- Benutzen KI-generierte Vorschläge to updaten, zusammenführen oder von Seiten zurückziehen.
- Automatisieren Tagging and categorization by documents, to optimize the search.
✅ Example for a application fall: Ein Leiter des Wissensmanagements analysiert mithilfe der KI von Atlassian die Aktualität der Inhalte und schlägt automatische Updates für Helpdesk-Artikel vor, auf die am häufigsten zugegriffen wurde.
Der Schritt nach oben: Verknüpfung von Content Management mit organisatorischen Aufbewahrungsrichtlinien
The integrated functions of Confluence are also with that the content for the users to be up-to-date, but companies must also accept the knowledge management on their needs umfassende Richtlinien zur Datenspeicherung. Hier ist Opus Guard Manager for the Storage of Inhold kommt rein.
Application of Guidelines for Storage of content on enterprise level
Durch die Kombination der Automatisierungs- und Archivierungsprozesse von Confluence mit dem Content Retention Manager von Opus Guard können Unternehmen effektiv arbeiten:
- Definieren Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungszeitpläne für verschiedene Inhaltstypen (z. B. Rechtsdokumente im Vergleich zu internen Leitfäden).
- Apply data classifications to add a more level of content management and a further treibende force for maintenance guidelines.
- Automatisieren Sie Compliance-Prüfungen um sicherzustellen, dass die Inhalte den regulatorischen und internen Datenrichtlinien entsprechen.
- Richten Sie vertretbare Löschrichtlinien ein, to ensure that content are properly deleted by demand, and by demand can be created an full, unveränderlich audit trail.
✅ Example for a application fall: Ein Finanzdienstleister integriert Confluence in den Content Content Retention Manager von Opus Guard, um Kundendaten automatisch zu klassifizieren und sieben Jahre lang aufzubewahren, bevor sie gemäß ihren Compliance-Regeln gelöscht werden.
Proaktives Content Management für saubereres, gesetzeskonformes Wissen
Confluence Cloud bietet eine Reihe von Tools, um relevante Inhalte zu halten, Unordnung zu reduzieren und zu verhindern, dass veraltete Informationen in KI-Models verunreinigt werden. Durch den Einsatz von Content Manager, Automation Rules und Atlassian AI können Unternehmen eine strukturierte Inhaltsverwaltung implementieren. The further integration this efforts in the Content Retention Manager of Opus Guard, ensure the compliance of law and the strategic data storage in the entire company.
Die nächsten Schritte
🔹 Beginne noch heute, deine Confluence-Inhalte mit Content Manager zu überprüfen.
🔹 Improved Automation rules to setup basic aufbewahrung and archiving.
🔹 Erkunden Sie Atlassian AI, um Content Intelligence weiter zu verbessern.
🔹 Add the review Manager for the Storage of Inhold for extended content storage and compliance.
Durch die Anwendung all dieser Schritte können Unternehmen effizientes, aktuelles internes Wissen aufrechterhalten, sodass sowohl die Mitarbeiter als auch KI-gesteuerten Tools profitieren, ohne dass das Risiko besteht, dass veraltete Informationen im Schatten lauern und zukünftige Compliance- oder Sicherheitsprobleme verursachen.
Testen Sie Content Retention Manager noch heute KOSTENLOS:
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