Datenspeicherung in Confluence Cloud: Vermeidung veralteter Kenntnisse und Verbesserung des Aufbewahrungsmanagements
Confluence von Atlassian ist eine fantastische moderne SaaS-App für Zusammenarbeit und Wissensmanagement, aber ohne angemessene Überwachung können sich Inhalte schnell unkontrolliert ansammeln. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Inhalte in Confluence Cloud mithilfe nativer Tools wie Content Manager, Automation Rules und Archivierung effektiv verwalten und mit Atlassian AI erweitern können. Wir gehen auch über die Grundlagen hinaus und schauen uns an, wie die Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens mithilfe von Opus Guard umgesetzt werden können Manager für die Aufbewahrung von Inhalten für eine bessere Einhaltung der Vorschriften und eine robustere Informationsverwaltung.
Unkontrolliertes, ständig wachsendes Wissen und Inhalt kann für jedes Unternehmen zu Herausforderungen führen. Veraltete, redundante oder irreführende Informationen können die Benutzer schnell verwirren und sogar neue KI-Modelle mit veralteten Inhalten überfluten. Veraltete Informationen fallen möglicherweise nicht unter die Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens, was die Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensführung weiter erschwert und gefährdet. Um effektiv auf dem Laufenden zu bleiben, müssen Unternehmen den Lebenszyklus von Inhalten aktiv verwalten, die Relevanz sicherstellen und Aufbewahrungsrichtlinien strukturiert anwenden.
Die Herausforderung: Verhindern, dass veraltete Inhalte in Confluence lauern
Mit der Zeit nimmt die Zahl der Confluence-Seiten zu, aber nicht alle bleiben für immer nützlich. Veraltete oder falsche Informationen können Benutzer verwirren, die Produktivität beeinträchtigen und Ihre neuesten KI-Modelle, die auf historischen Daten trainiert wurden, in die Irre führen. Die Verwaltung deiner eigenen Confluence-Bereitstellung beinhaltete zwar bestimmte skriptfähige Fähigkeiten, um dieses Problem zu lösen, aber in Confluence Cloud ist das nicht so einfach. Ohne eine klare Strategie zur Archivierung und eventuellen Löschung und Bereinigung alter Inhalte laufen Unternehmen Gefahr, dass sich Wissen ausbreitet und Compliance-Probleme auftreten.
Zu den häufigsten Problemen, die auftreten, gehören:
- Doppelte oder veraltete Informationen — Mitarbeiter finden widersprüchliche Versionen von Richtlinien, Leitfäden oder Prozessdokumenten.
- Mangelnde Rechenschaftspflicht — Keine klare Eigentümerschaft führt zu vernachlässigten Inhalten, die sichtbar bleiben.
- Kontamination des KI-Modells — Die Schulung von KI-Assistenten in Bezug auf alte oder falsche Confluence-Inhalte kann veraltete Best Practices stärken.
- Compliance-Probleme — Einen tieferen Einblick in die Risiken einer Nichtdurchsetzung von Richtlinien zur Datenspeicherung finden Sie in unseren früheren Blogbeiträgen unter Anforderungen an das Löschen von SOC 2-Daten und Aufbewahrungsmanagement nach ISO 27001:2022 zusammen mit unserem Beitrag auf DSGVO-Konformität und Datenlöschung.
Um dem entgegenzuwirken, bietet Confluence Cloud einige nützliche integrierte Tools, mit denen Unternehmen das Content-Management über den gesamten Inhaltslebenszyklus hinweg optimieren können. Daneben gibt es hilfreiche Tools von Drittanbietern, die du hinzufügen kannst, um über die Grundlagen hinaus eine umfassendere Antwort auf die Datenspeicherung und Informationsverwaltung in Confluence Cloud zu erhalten.
Nutzung der Content-Management-Funktionen von Confluence
Zunächst betrachten wir den Einsatz der nativen Content-Management-Funktionen von Confluence Cloud für Lebenszyklusmanagement, Überprüfung, Archivierung und mehr. Dann verbinden wir das mit den tatsächlichen Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens und sorgen für eine wirklich effektive Datenspeicherung.
1. Content Manager: Inhalte identifizieren und organisieren
Der Content Manager in Confluence Cloud bietet eine zentrale Möglichkeit, Seiten bereichsübergreifend anzuzeigen, zu filtern und zu verwalten. Er ermöglicht Administratoren, Bereichsadministratoren und Inhaltsinhabern:
- Identifizieren Sie veraltete Inhalte indem die Seiten nach dem Datum der letzten Aktualisierung sortiert werden.
- Massenarchivierung veralteter Seiten die nicht mehr benötigt werden.
- Inhaltseigentümer zuweisen um die Rechenschaftspflicht für die Aktualisierung der Inhalte sicherzustellen.
✅ Beispiel für einen Anwendungsfall: Ein IT-Team, das veraltete SOPs überprüft, kann Seiten filtern, die älter als zwei Jahre sind, und Inhaltseigentümer schnell zur Überprüfung zuweisen oder die automatische Archivierung durchführen.
Ein Confluence- oder Space-Administrator kann sogar schnell das, was er im Content Manager sieht, direkt in Automatisierungsregeln umwandeln.
2. Automatisierungsregeln für Archivierung und Bereinigung
Das manuelle Verfolgen und Archivieren von Inhalten ist mühsam, aber Confluence Automation Rules vereinfachen dies, indem sie Auslöser und Aktionen einrichten, um den Lebenszyklus von Inhalten automatisch zu verwalten.
🔹 Zu den wichtigsten Automatisierungsmöglichkeiten gehören:
- Seiten archivieren nicht angesehen oder aktualisiert in X Monaten.
- Seiteninhaber benachrichtigen, wenn Inhalte verfügbar sind als veraltet gekennzeichnet.
- Bewege dich schnell alte Seiten zum Archiv Raum für historische Referenzen.
- Automatisches Löschen von Entwürfen die über einen bestimmten Zeitraum hinaus unberührt geblieben sind.
✅ Beispiel für einen Anwendungsfall: Ein Marketingteam legt eine Automatisierungsregel fest, um Kampagnendokumente, die älter als 36 Monate sind, zu archivieren und das Team zur Überprüfung zu benachrichtigen, bevor sie gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens endgültig gelöscht werden.
Ein weiteres Beispiel für einen Anwendungsfall ist in der Abbildung unten dargestellt. Hier wurde von Atlassian AI eine Automatisierungsregel für einen Space-Administrator vorgeschlagen. Diese Regel findet Inhalte, die seit einem Jahr nicht aktiv sind (keine Aufrufe, keine Updates), und sendet dem Inhaltseigentümer eine E-Mail zur Überprüfung (der „Zweig zur Überprüfung der 12-monatigen Updates“). Wenn der Inhalt einen weiteren Monat lang nicht aktualisiert wird, wird er archiviert (der „Branch zur Überprüfung der 13-monatigen Updates“). Weitere Bedingungen und Aktionen können bei Bedarf einfach hinzugefügt werden.
3. Atlassian AI für intelligenteres Inhaltsmanagement
Atlassian-KI1 Dose Unterstützung bei den Regeln für die Gebäudeautomation und weiter, indem wir Trends bei der Nutzung von Inhalten analysieren, um Aufbewahrungsmaßnahmen zu empfehlen. Durch den Einsatz von KI können Teams:
- Automatisieren Sie sich Einblicke in den Zerfall von Inhalten, wobei Seiten hervorgehoben werden, auf die selten zugegriffen oder die selten bearbeitet werden.
- Benutzen KI-generierte Vorschläge zum Aktualisieren, Zusammenführen oder Zurückziehen von Seiten.
- Automatisieren Tagging und Kategorisierung von Dokumenten, um die Suche zu optimieren.
✅ Beispiel für einen Anwendungsfall: Ein Leiter des Wissensmanagements analysiert mithilfe der KI von Atlassian die Aktualität der Inhalte und schlägt automatisch Aktualisierungen für Helpdesk-Artikel vor, auf die am häufigsten zugegriffen wurde.
Der Schritt nach oben: Verknüpfung von Content Management mit organisatorischen Aufbewahrungsrichtlinien
Die integrierten Funktionen von Confluence tragen zwar dazu bei, dass die Inhalte für die Nutzer aktuell bleiben, aber Unternehmen müssen auch das Wissensmanagement auf ihre Bedürfnisse abstimmen umfassendere Richtlinien zur Datenspeicherung. Hier ist Opus Guard Manager für die Aufbewahrung von Inhalten kommt rein.
Anwendung von Richtlinien zur Aufbewahrung von Inhalten auf Unternehmensebene
Durch die Kombination der Automatisierungs- und Archivierungsprozesse von Confluence mit dem Content Retention Manager von Opus Guard können Unternehmen effektiv:
- Definieren Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungszeitpläne für verschiedene Inhaltstypen (z. B. Rechtsdokumente im Vergleich zu internen Leitfäden).
- Datenklassifizierungen anwenden um eine weitere Ebene des Content-Managements und eine weitere treibende Kraft für Aufbewahrungsrichtlinien hinzuzufügen.
- Automatisieren Sie Compliance-Prüfungen um sicherzustellen, dass die Inhalte den regulatorischen und internen Datenrichtlinien entsprechen.
- Richten Sie vertretbare Löschrichtlinien ein, um sicherzustellen, dass Inhalte bei Bedarf ordnungsgemäß gelöscht werden und bei Bedarf ein vollständiger, unveränderlicher Audit-Trail erstellt werden kann.
✅ Beispiel für einen Anwendungsfall: Ein Finanzdienstleister integriert Confluence in den Content Content Retention Manager von Opus Guard, um Kundendaten automatisch zu klassifizieren und sieben Jahre lang aufzubewahren, bevor sie gemäß ihren Compliance-Regeln gelöscht werden.
Proaktives Content Management für saubereres, gesetzeskonformes Wissen
Confluence Cloud bietet eine Reihe von Tools, um Inhalte relevant zu halten, Unordnung zu reduzieren und zu verhindern, dass veraltete Informationen KI-Modelle verunreinigen. Durch den Einsatz von Content Manager, Automation Rules und Atlassian AI können Unternehmen eine strukturierte Inhalts-Governance implementieren. Die weitere Integration dieser Bemühungen in den Content Retention Manager von Opus Guard gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die strategische Datenspeicherung im gesamten Unternehmen.
Die nächsten Schritte
🔹 Beginne noch heute, deine Confluence-Inhalte mit Content Manager zu überprüfen.
🔹 Implementieren Sie Automatisierungsregeln, um grundlegende Aufbewahrung und Archivierung einzurichten.
🔹 Erkunden Sie Atlassian AI, um Content Intelligence weiter zu verbessern.
🔹 Erwägen Sie das Hinzufügen Manager für die Aufbewahrung von Inhalten für erweiterte Inhaltsspeicherung und Compliance.
Durch die Anwendung all dieser Schritte können Unternehmen effizientes, aktuelles internes Wissen aufrechterhalten, das sowohl den Mitarbeitern als auch KI-gesteuerten Tools zugute kommt, ohne dass das Risiko besteht, dass veraltete Informationen im Schatten lauern und zukünftige Compliance- oder Sicherheitsprobleme verursachen.
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