Cumplimiento del RGPD: estrategias eficaces de retención de datos y eliminación automatizada
Si tienes una empresa que se ocupa de los datos de los clientes, has oído hablar del RGPD. Un área que las empresas suelen pasar por alto es la retención de datos: cuánto tiempo se conservan los datos de los clientes. Entender los elementos clave puede ahorrarle multas cuantiosas y generar confianza entre sus clientes. Analicemos lo esencial de una manera accesible, incluyendo las fuentes al final.
Por qué es importante la retención de datos según el GDPR
El GDPR no solo trata de mantener los datos seguros, sino también de cuánto tiempo los conservas. Según el RGPD, no puedes conservar los datos personales para siempre. Debe tener una razón sólida para conservarlos y un cronograma claro sobre cuánto tiempo permanecerán esos datos en sus sistemas. El principio aquí es bastante simple: no guarde los datos durante más tiempo del necesario.
Conservar los datos más tiempo del necesario no solo aumenta el riesgo de infracciones, sino que también infringe el GDPR junto con ISO 270001 y SOC 2. Además, si un cliente te pide que elimines sus datos y no puedes cumplirlos porque tus políticas de retención son un desastre, estás en problemas.
Retos comunes de retención de datos del RGPD para las empresas
- Reglamentaciones cambiantes — desde que se promulgó el GDPR en Europa, muchos lugares, incluidos el Reino Unido, Australia, Canadá e incluso varios estados de los EE. UU., han promulgado leyes de privacidad similares. Es de esperar que este ritmo de cambio continúe. Hay muchos detalles con los que mantenerse al día.
- Solicitudes de sujetos de datos — a medida que las personas son más conscientes de sus derechos de privacidad, las solicitudes de acceso de los interesados y el «derecho de supresión» han aumentado significativamente. Esto puede suponer una pesada carga para las empresas si no cuentan con políticas de retención claras y sin una gestión proactiva.
- Retención excesiva — nuestro enfoque anterior con respecto a los datos solía consistir en conservar y proteger tanto como fuera posible, durante el mayor tiempo posible. Sin embargo, esto ya no es posible si seguimos cumpliendo con el RGPD y otros marcos, como la ISO 27001 y el SOC 2. Y las infracciones son costosas.
- Aumento del volumen y de las solicitudes de acceso — todo esto sin una gestión clara de la retención puede hacer que las organizaciones se enfrenten rápidamente tanto al volumen de datos como a las respuestas a los interesados, entre otros riesgos de descubrimiento.
Estrategias esenciales de retención de datos del RGPD
Entonces, ¿cómo responder a estas preguntas? No debería ser demasiado aterrador aplicar algunos principios básicos a su empresa y a sus datos.
- Minimización de datos: El GDPR hace hincapié en la minimización de los datos. Esto significa que solo debe recopilar los datos que sea absolutamente necesario. Pregúntese: «¿Realmente necesito esta información?» Si la respuesta es no, no la recopile en primer lugar. Esto también facilita la administración de sus políticas de retención, ya que desde el principio se manejan menos datos.
- Limitación de propósito: Cada dato que recopile debe tener un propósito claro. Una vez que se cumpla ese propósito, es hora de dejar de lado los datos. Por ejemplo, si recopilas datos de clientes para completar una transacción, no necesitas conservar esa información indefinidamente una vez finalizada la transacción.
- Programas de retención: Una de las mejores maneras de gestionar la retención de datos es establecer cronogramas de retención claros. Esto implica establecer plazos específicos para el tiempo que se conservarán los diferentes tipos de datos. Por ejemplo, puede decidir conservar los datos de los clientes durante cinco años después de una interacción. Asegúrese de que estos plazos estén alineados con las necesidades de su empresa y sus obligaciones legales.
- Auditorías periódicas: El GDPR no es un reglamento de «configúralo y olvídate». Deberías auditar periódicamente tus prácticas de retención de datos para asegurarte de que cumplen con la ley. Esto significa revisar sus datos, comprobar los programas de retención y eliminar los datos que ya no es necesario conservar.
- Eliminación automática: Seamos realistas: la administración manual del ciclo de vida de los datos es una molestia y es propensa a errores humanos. La implementación de sistemas automatizados que marquen los datos para su archivado y posterior eliminación una vez que lleguen al final de su período de retención contribuye al cumplimiento normativo. Pero también permite que los empleados puedan dedicarse a otras tareas empresariales. Si utilizas Confluence y Jira de Atlassian, considera la posibilidad de usar los de Opus Guard Gestor de retención de contenido junto con el gestor de contenido nativo de Atlassian y las reglas de automatización para archivado. En combinación, se implementarán períodos de archivado y revisión, seguidos de políticas de retención, eliminación automática y registros de auditoría conformes a la normativa para gestionar el ciclo de vida de la información en esa parte de la empresa.
- Oficial de protección de datos: No todo se puede eliminar automáticamente. En particular, un responsable de protección de datos puede facilitar la documentación y la formación para que su empresa pueda responder mejor a las solicitudes de acceso de los interesados y a las solicitudes de olvido.
- Documente todo: Una de las reglas de oro del GDPR es la documentación. Mantén un registro detallado de tus políticas de retención de datos, los motivos que las motivan y cualquier decisión que tomes en relación con la eliminación de datos. De esta forma, si los reguladores llaman a la puerta, tendrá todo bien documentado y listo para mostrarlo.
- Educa a tu equipo: Por último, asegúrese de que todos los miembros de su organización comprendan la importancia de las políticas de retención de datos. Todos, desde el departamento de TI hasta el departamento de marketing, deben saber qué datos pueden conservarse, durante cuánto tiempo y cuándo deben eliminarse.
Los beneficios de la eliminación automática de datos
El cumplimiento del RGPD puede parecer abrumador, pero si te centras en la retención de datos, puedes ayudar a proteger los datos de tu empresa y de tus clientes. Recuerda que el objetivo es conservar solo lo que necesites durante el tiempo que lo necesites y, después, desecharlo de forma segura. Si estableces políticas de retención claras, automatizas la eliminación en virtud del RGPD siempre que sea posible y mantienes todo bien documentado, estarás en el buen camino para cumplir con la ley.
Pruebe Content Retention Manager gratis hoy:
Nuestras fuentes para este artículo:
- Comisión Europea - Descripción general del RGPD: Consulte la sección «Principios», en particular el principio de «Limitación de almacenamiento» [artículo 5 (1) (e)] para obtener información sobre los requisitos de retención de datos aquí.
- EDPB - Directrices: Para comprender cómo la retención de datos interactúa con el derecho de supresión, consulte las directrices de la EDPB, en particular la sección 3 sobre retención y eliminación de datos aquí.
- ICO - Guía de protección de datos (Reino Unido): La sección «Limitación de almacenamiento» de la guía de la ICO proporciona orientación sobre los programas de retención de datos y el cumplimiento del RGPD del Reino Unido aquí. La sección «Derecho de supresión» trata de las solicitudes de olvido de los interesados aquí.