DSGVO-konformität: effektive Strategien zur Datenspeicherung und automatisierten Löschung (GDPR)
Wenn Sie ein Unternehmen führen, das mit Kundendaten zu tun hat, haben Sie von der DSGVO gehört. A area, the company often heard, is the data storage — how long you storage customer data. When they know the important elements, you can avoid high cash funds and strong the confidence your customers. Lass' uns the essential to easy verständnisvoll, with the sources are included in the end.
Warum die Vorratsdatenspeicherung im Rahmen der DSGVO wichtig ist
In the DSGVO goes not only also, data to protect, but also also, how long you stored. Gemäss der DSGVO Sie können personenbezogene Daten nicht einfach für immer aufbewahren. Sie benötigen einen soliden Grund für die Aufbewahrung und einen klaren Zeitplan, wie lange diese Daten in Ihren Systemen verbleiben. The principle here is easy enough: They stored data not longer necessary as on.
The storage of data longer as necessary, increases not only the risk of störes, but used also against the DSGVO and ISO 270001 und SOC 2. Und wenn ein Kunde Sie auffordert, seine Daten zu löschen, und Sie können nicht daran halten, weil Ihre Aufbewahrungsrichtlinien durcheinander geraten sind, haben Sie ein Problem.
Allgemeine Herausforderungen bei der DSGVO-Datenspeicherung für Unternehmen
- Änderung der Vorschriften — seit der Verabschiedung der DSGVO in Europa haben viele Länder, darunter Großbritannien, Australien, Kanada und sogar verschiedene Bundesstaaten der USA, ähnliche Datenschutzgesetze erlassen. Sie erwarten, dass dieses Tempo des Wandels fortgesetzt wird. Es gibt eine Menge Details, mit denen man den Schritt halten muss.
- Request of the affected person — Da die Menschen immer ihrer Datenschutzrechte bewusst geworden sind, haben die Anträge auf Auskunft der betroffenen Person und das „Recht auf Löschung“ erheblich zugeschlagen. These can companies without clear stored guidelines and proactive management.
- übermäßige Retention — Unser bisheriger Umgang mit Daten besteht oft darin, so viel wie möglich und so lange wie möglich aufzubewahren und zu schützen. This is but not possible, while the DSGVO and other framework as ISO 27001 and SOC 2 are required. Und die Verkäufe sind kostspielig.
- Wachsendes Volumen und steigende Zugriffsanfragen — all dies ohne ein klares Aufbewahrungsmanagement kann dazu führen, dass Unternehmen sowohl mit dem Datenvolumen als auch mit den Reaktionen auf betroffene Personen und anderen Entdeckungsrisiken schnell zu kämpfen haben.
Grundlegende DSGVO-Datenaufbewahrungsstrategien
Wie soll man also darauf reagieren? Es sollte nicht übermäßig beängstigend sein, wenn Sie einige Grundprinzipien auf Ihr Unternehmen und seine Daten anwenden.
- data minimization: Die DSGVO legt Wert auf Datenminimierung. Das bedeutet, dass Sie nur die Daten sammeln sollten, die Sie unbedingt benötigen. Questions You: „I need this information really? “ If the response is no, collect you gar not first. This are maintenance guidelines also easier to manage, because you have to take from beginning and with less data.
- Zweckbeschränkung: All data, the you collect, should have a clearly purpose. Sobald dieser Zweck erfüllt ist, ist es an der Zeit, die Daten sind zulässig. If they also collect customer data, to make an transaction, you must not stored this information after abschluss of the transaction on unspecified time.
- Storage time plans: Eine der besten Möglichkeiten, die Datenspeicherung zu verwalten, besteht darin, klare Speicherpläne definiert. This includes the definition specific time plans for the duration of storage different data types. Sie könnten beispielsweise beschließen, Kundendaten nach einer Interaktion fünf Jahre lang aufzubewahren. Sie stellen sicher, dass diese Zeitpläne Ihren Geschäftsanforderungen und gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen.
- Regelmäßige Audits: The DSGVO is no regulations after the motto „set and forget“. Sie sollten Ihre Praktiken zur Datenspeicherung regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Daten überprüfen, die Aufbewahrungsfristen überprüfen und die Daten löschen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen.
- Automatic Delete: Seid we ehrlich — the manual management of data life cycle is mühsam and anfällig für menschliche Fehler. The implementation automatisierter systems, the data draw, to they to archiving and then to delete, when the retention period is abgelaufen, is an compliance of the rules. Es entlastet die Mitarbeiter aber auch für andere Geschäftsaufgaben. Wenn Sie Atlassian, Confluence und Jira verwenden, sollten Sie die von Opus Guard in Anspruch nehmen Manager for the Storage of Inhold together with the native content manager and the automation for archiving rules by Atlassian. Combination are entered archivierungs- und prüfungsperioden, gefolgt von Aufbewahrungsrichtlinien, automatischem Löschen und regelkonformen Prüfprotokollen, um den Informationslebenszyklus in diesem Teil Ihres Unternehmens abzudecken.
- Beauftragter für den Datenschutz: Nicht alles kann automatisch gelöscht werden. Insbesondere kann ein Datenschutzbeauftragter für die Dokumentation und Schulung sorgen, sodass Ihr Unternehmen besser auf Auskunftsersuchen und Anträge auf vergessene betroffene Personen reagieren kann.
- Dokumentiere alles: A of the golden rules of the DSGVO is the documentation. Sie führen detaillierte Aufzeichnungen über Ihre Richtlinien zur Datenspeicherung, die Gründe dafür und alle Entscheidungen, die Sie bezüglich der Datenlöschung treffen. This way you have all good documented and can it show to show, falls die Aufsichtsbehörden anerkennen.
- Bilden Sie Ihr Team aus: Sie stellen abschließend sicher, dass jeder in Ihrem Unternehmen die Bedeutung der Richtlinien zur Datenspeicherung versteht. Jeder, von der IT bis zum Marketing, sollte wissen, welche Daten wie lange aufbewahrt werden können, und wann sie gelöscht werden müssen.
Die Vorteile der automatisierten Datenlöschung
Die Einhaltung der DSGVO mag entmutigend erscheinen, aber wenn Sie sich auf die Datenspeicherung konzentrieren, können Sie dazu beitragen, Ihr Unternehmen und die Daten Ihrer Kunden zu schützen. Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, nur das aufzubewahren, was Sie benötigen, solange Sie es benötigen, und es dann sicher zu entsorgen. When you clear storage guidelines, the delete in the framework of the DSGVO after possible and stored all good documents, you are in the best way, on the correct page of the law.
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Our sources for this article:
- European Commission — Overview about the DSGVO: Read the section „Principes“, especially the principle of storage limit [article 5 Abs 1 Buchst. e], to receive Insights in the requirements for data storage hier.
- EDPB - Richtlinien: Um zu verstehen, wie die Datenspeicherung mit dem Recht auf Löschung zusammenhängt, lesen Sie die Richtlinien der EDSA, insbesondere Abschnitt 3 zur Aufbewahrung und Löschung von Daten hier.
- ICO - Leitfaden zum Datenschutz (Vereinigtes Königreich): The section „storage restrictions“ of the ICO guide contains notes to data storage planning and zur Einhaltung der britischen DSGVO hier. The section „Recht auf Löschung“ befasst sich mit Anfragen der betroffenen Person, vergessen werden hier.